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E-Rechnungspflicht für Kanzleien: der Check
Kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Speicherung.
Empfangen muss jede Kanzlei E-Rechnungen seit dem 1.1.2025. Ausstellen muss sie E-Rechnungen an Unternehmen in Deutschland ab dem 1.1.2027, wenn der Umsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab dem 1.1.2028. Sieben Fragen zeigen, was für Ihre Kanzlei gilt und was bis dahin zu tun ist.
So funktioniert der Check
Beantworten Sie die sieben Fragen. Das Ergebnis zeigt, ab wann welche Pflicht für Ihre Kanzlei gilt, auf welcher Grundlage, und was bis dahin zu tun ist. Die Antworten stehen nur in der Adresse der Ergebnisseite; gespeichert wird nichts.
Rechtsstand: 27.10.2026.
Was Kanzleien wissen sollten
Die E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Für Kanzleien heißt das: Jede Rechnung an ein Unternehmen in Deutschland muss Leistungen, Auslagen, Umsatzsteuer und Vorschüsse so enthalten, dass die Buchhaltung des Mandanten sie automatisch lesen kann. Eine PDF-Rechnung aus der Word-Vorlage reicht dann nicht mehr.
Typische Fallstricke in Kanzleirechnungen: Die Umsatzsteuer nach Nr. 7008 VV RVG ist keine eigene Position, sondern Teil der Steueraufschlüsselung. Verauslagte Gerichtskosten als durchlaufende Posten passen nicht ohne Weiteres in denselben Datensatz wie umsatzsteuerpflichtige Positionen. Vorschüsse nach § 9 RVG müssen in der Schlussrechnung so abgesetzt werden, dass die Steuer nicht doppelt ausgewiesen wird. Diese Fälle sollten Sie vor dem Stichtag mit dem Steuerbüro festlegen.
Grundlagen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (Erläuterung der IHK Köln)
- § 14 UStG (Gesetze im Internet)
- § 27 UStG (Gesetze im Internet)
Für Entwickler und KI-Systeme: Das Ergebnis gibt es auch als JSON unter /api/werkzeuge/e-rechnung-pflicht mit denselben Parametern wie der Link.
Häufige Fragen
Ab wann müssen Kanzleien E-Rechnungen ausstellen?
Für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland: ab dem 1.1.2027, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab dem 1.1.2028. Empfangen können muss jede Kanzlei E-Rechnungen schon seit dem 1.1.2025.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatmandanten?
Nein. Für Privatpersonen bleiben Papier und PDF zulässig. Die Pflicht betrifft Rechnungen an Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Nein, sobald die Pflicht gilt. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD verbindet den Datensatz mit einer lesbaren PDF-Ansicht.
Was gilt für Vorschussrechnungen nach § 9 RVG?
Auch Vorschussrechnungen an Unternehmen sind Rechnungen und müssen nach dem Stichtag als E-Rechnung gehen. In der Schlussrechnung sind die Vorschüsse und die darauf entfallende Umsatzsteuer korrekt abzusetzen; die Abbildung im Datensatz sollte mit dem Steuerbüro abgestimmt sein.
Was passiert bei einer fehlerhaften E-Rechnung?
Entspricht der Datensatz nicht EN 16931, gilt die Rechnung als sonstige Rechnung. Der Mandant kann daraus keine Vorsteuer ziehen und wird eine neue Rechnung verlangen.
Speichert der Check meine Angaben?
Nein. Die Antworten stehen nur in der Adresse der Ergebnisseite, damit Sie den Link teilen oder später öffnen können. Auf dem Server wird nichts gespeichert.
Hinweis: Die Werkzeuge liefern unverbindliche Informationen nach dem angegebenen Rechtsstand. Sie ersetzen keine anwaltliche oder steuerliche Prüfung im Einzelfall; Fristen und Pflichten bitte anhand der Originalunterlagen und Normen kontrollieren. Eingaben werden nicht gespeichert.